In der Bestandsverwaltung werden die kaufmännischen und technischen Objektbestandsdaten sowie die Unternehmensstrukturen abgebildet und verwaltet. Bestandsebenen wie Gebäude oder Grundstücke können optional angelegt werden. Kundenspezifische Ausstattungsmerkmale werden eingebunden und über Massenänderungen objektbezogen oder über den gesamten Bestand eingepflegt. Bisher etablierte Nummernsysteme werden bei der Datenübernahme berücksichtigt.

Im Stammdatenmodul „Personen“ werden Informationen zu natürlichen und juristischen Personen hinterlegt. Durch die Verknüpfung mit anderen Modulen wird der Person eine „Rolle“ gemäß des Berechtigungssystems zugewiesen. Durch die Pflege der personenbezogenen Daten auf zentraler Ebene wird Datenredundanz vermieden.

Das Belegsystem verwaltet den Buchungsfluss zwischen den Nebenbüchern und dem im Rechnungswesen geführten Hauptbuch. Hier werden die Belege aus allen Modulen gesammelt. Buchungsrelevante Belege können medienbruchfrei in die Finanzbuchhaltung übertragen und gebucht werden. Ergänzend kann mit dem Rechnungswesen auch eine Kostenstellen-, Kostenarten- und eine Kostenträgerrechnung aufgebaut werden.

In der Mietvertragsverwaltung finden sich alle Informationen zu Mietvertrag, den Mietkonditionen, der Zahlungsart sowie zu den Kautionen. Hier werden auch SEPA-Lastschriftmandate hinterlegt. Weiterhin werden hier die Vertragsstammdaten verwaltet und die Mieterkonten geführt. WOWIPORT verfügt dabei über eine Offene-Posten-Verwaltung. Die Batchläufe für Sollstellung und Lastschriftlauf können zeitgesteuert angestoßen werden.

Im Zusammenspiel mit dem Rechnungswesen und der Mietenbuchhaltung wird Ihr Zahlungsverkehr automatisiert. Die Abbildung des Miet- und Nebenkostenzahlungsverkehrs wird durch die Bereitstellung virtueller Konten transparent, effektiv und kostengünstig gemanagt. Durch dieses virtuelle Kontenverfahren wird eine fehlerhafte Zuordnung von Einzahlungen und Abbuchungen weitestgehend ausgeschlossen.

Das Modul „Umlagenabrechnung“ unterstützt Sie flexibel und übersichtlich bei der Erstellung der Heiz- und Betriebskosten. Es werden Abrechnungskreise und/oder Kostenverbünden gebildet, denen kostenspezifische Verteiler hinterlegt sind. Die Abrechnung kann auf Soll- oder Ist-Vorauszahlungsbasis abgerechnet werden. Der Austausch mit dem Fremdabrechner für Ihre Heizkosten erfolgt gemäß ARGE-Schnittstelle und unterstützt ebenso den Import des E898-Satzes.

Im Modul „Mahn- und Klagewesen“ können Ihre unternehmensspezifischen Abläufe von der ersten Mahnung bis zur Übergabe an den Anwalt flexibel abgebildet werden. Frei definierbar dabei die Anzahl der Mahnstufen, die Mahngebühren oder der Mahnzinsen. Die Vormerkung der Mahngebühren erfolgt im Vertragskonto des Mieters.

Mit diesem Modul werden Mietanpassungen nach BGB vorbereitet, simuliert und im Echtlauf durchgeführt. Das Zustimmungsverfahren sowie die Erinnerungsschreiben sind voll integriert und sind nach dem endgültigen Lauf automatisch in der Mieterakte hinterlegt.

Das Modul „Auftragsmanagement“ deckt die Bereiche Instandhaltung, Instandsetzung sowie Modernisierung und Neubauvorhaben ab. Eine Budgetplanung und -überwachung mit frei definierbaren Hierarchien ist enthalten, außerdem die Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen zur Bauabzugssteuer.

Im Modul „Darlehensverwaltung“ werden passive Darlehen unternehmensbezogen oder für einzelne Vorhaben bzw. Wirtschaftseinheiten abgebildet und deren Konditionen überwacht. Eine Tilgungsplanübersicht, die Geldbedarfsliste und der generierte Verbindlichkeitenspiegel stehen zu Verfügung.

Mit dem Modul „Anlagenbuchhaltung“ werden die Abschreibungen für Ihre Mobilien und Immobilien übersichtlich durchgeführt und gebucht – monatsgenaue Berechnung der Abschreibungen und Vorschau auf den Abschreibungsverlauf. Es stehen Ihnen alle gängigen Abschreibungsmethoden zur Verfügung.

Das Modul „Datenschutz“ gibt Ihnen die Möglichkeit, die Einstellungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in WOWIPORT zu definieren. Dazu gehören u.a. die relevanten Datenschutz-Einstellungen, die Möglichkeit des Auskunftsrechts, das Vorgehen der Datenlöschung sowie die notwendige Berechtigungsvergaben vorzunehmen. Des Weiteren steht Ihnen ein sogenanntes Widget „Löschbare Daten (EU-DSGVO)“ zur Verfügung.