WOWIPORT – das webbasierte ERP-System für die Wohnungswirtschaft

Ob Wohnungsbaugesellschaften, Genossenschaften oder Eigenbestandshalter: Mit dem webbasierten Enterprise Resource Planning System WOWIPORT sparen Sie Zeit, können effizienter arbeiten und so Ihren Service und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Mieter nachhaltig erhöhen.

WOWIPORT:
Die zentrale Plattform für
den Arbeitsplatz der Zukunft

Arbeiten Sie schneller und effizienter und verbessern Sie so die Zufriedenheit Ihrer Mieter und Mitarbeiter. Die ERP-Software WOWIPORT ist die Essenz aus fast 70 Jahren Erfahrung von Dr. Klein Wowi in der Wohnungswirtschaft und kontinuierlichen Innovationen von führenden Entwicklern mobiler Softwarelösungen für die Finanz- und Immobilienwirtschaft.

Durch den modularen Aufbau passt sich WOWIPORT perfekt Ihren Bedürfnissen und Geschäftsprozessen an.
Gehen Sie so Schritt für Schritt in die digitale Zukunft der Wohnungswirtschaft. Dr. Klein Wowi begleitet Sie als verlässlicher Partner: vor, während und nach der Implementierung, mit individuell anpassbaren Services.

Ihre Vorteile mit
WOWIPORT:

  1. offenes Schnittstellenkonzept
  2. strategische Partnernetzwerke
  3. intuitiver, logischer Aufbau und weitgehend barrierefrei
  4. medienbruchfreies Arbeiten
  5. webbasiert, mobil, flexibel

Basismodule

Im Basissystem sind alle Funktionen enthalten, die Sie für die professionelle Bewirtschaftung und Verwaltung von Immobilien benötigen.

Schnittstellenkonzept

Die offene Schnittstellentechnologie per RESTful API ermöglicht sowohl die Anbindung von Anwendungen aus unserem integrierten Partnernetzwerk als auch weiterer Drittsysteme.

Zusatzmodule

Optionale Zusatzmodule können medienbruchfrei in WOWIPORT eingebunden und somit unkompliziert erweitert werden.

Partnernetzwerk

Neben unseren Zusatzmodulen haben wir Schnittstellen zu Partnerlösungen. Somit können Sie Daten aus dem ERP-System automatisch in die Partnerlösungen übertragen – und umgekehrt.

Moderne Technologie

Die Verwendung moderner Technologie bietet eine hohe Sicherheit, Verfügbarkeit und Performance der cloudbasierten und zukunftsfähigen ERP-Lösung.

Service 

Wir bieten Ihnen Projektumsetzung, Projektbegleitung, Support sowie anschließende Bestandskundenbetreuung über unser Customer Consulting.

WOWIPORT:
Das ERP-System mit offenem Schnittstellenkonzept und umfangreichem Partnernetzwerk

WOWIPORT, die EPR-Lösung mit 360-Grad-Blick auf Ihr Unternehmen: Damit Sie immer die richtigen Entscheidungen treffen können, weil sie jederzeit alle Daten im unmittelbaren Zugriff haben. Egal welches Endgerät Sie benutzen und von wo aus Sie arbeiten. WOWIPORT verfügt über ein umfangreiches Produktspektrum. Als Cloud-Lösung bietet WOWIPORT für die Wohnungswirtschaft unterschiedlichste Möglichkeiten – von der mobilen Wohnungsabnahme oder Wohnungsübergabe bis hin zu einem medienbruchfreien, digitalen Rechnungsdurchlauf durch ein integriertes, revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Basismodule

Bestandsverwaltung

In der Bestandsverwaltung werden die kaufmännischen und technischen Objektbestandsdaten sowie die Unternehmensstrukturen abgebildet und verwaltet. Bestandsebenen wie Gebäude oder Grundstücke können optional angelegt werden. Kundenspezifische Ausstattungsmerkmale werden eingebunden und über Massenänderungen objektbezogen oder über den gesamten Bestand eingepflegt. Bisher etablierte Nummernsysteme werden bei der Datenübernahme berücksichtigt.

Personenverwaltung

Im Stammdatenmodul „Personen“ werden Informationen zu natürlichen und juristischen Personen hinterlegt. Durch die Verknüpfung mit anderen Modulen wird der Person eine „Rolle“ gemäß des Berechtigungssystems zugewiesen. Durch die Pflege der personenbezogenen Daten auf zentraler Ebene wird Datenredundanz vermieden.

Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung

Das Belegsystem verwaltet den Buchungsfluss zwischen den Nebenbüchern und dem im Rechnungswesen geführten Hauptbuch. Hier werden die Belege aus allen Modulen gesammelt. Buchungsrelevante Belege können medienbruchfrei in die Finanzbuchhaltung übertragen und gebucht werden. Ergänzend kann mit dem Rechnungswesen auch eine Kostenstellen-, Kostenarten- und eine Kostenträgerrechnung aufgebaut werden.

Mietenbuchhaltung

In der Mietvertragsverwaltung finden sich alle Informationen zu Mietvertrag, den Mietkonditionen, der Zahlungsart sowie zu den Kautionen. Hier werden auch SEPA-Lastschriftmandate hinterlegt. Weiterhin werden hier die Vertragsstammdaten verwaltet und die Mieterkonten geführt. WOWIPORT verfügt dabei über eine Offene-Posten-Verwaltung. Die Batchläufe für Sollstellung und Lastschriftlauf können zeitgesteuert angestoßen werden.

Zahlungsverkehr, auch mit virtuellen Konten

Im Zusammenspiel mit dem Rechnungswesen und der Mietenbuchhaltung wird Ihr Zahlungsverkehr automatisiert. Die Abbildung des Miet- und Nebenkostenzahlungsverkehrs wird durch die Bereitstellung virtueller Konten transparent, effektiv und kostengünstig gemanagt. Durch dieses virtuelle Kontenverfahren wird eine fehlerhafte Zuordnung von Einzahlungen und Abbuchungen weitestgehend ausgeschlossen.

Betriebs-/Heizkostenabrechnung

Das Modul „Umlagenabrechnung“ unterstützt Sie flexibel und übersichtlich bei der Erstellung der Heiz- und Betriebskosten. Es werden Abrechnungskreise und/oder Kostenverbünden gebildet, denen kostenspezifische Verteiler hinterlegt sind. Die Abrechnung kann auf Soll- oder Ist-Vorauszahlungsbasis abgerechnet werden. Der Austausch mit dem Fremdabrechner für Ihre Heizkosten erfolgt gemäß ARGE-Schnittstelle und unterstützt ebenso den Import des E898-Satzes.

Mahn-/Klagewesen

Im Modul „Mahn- und Klagewesen“ können Ihre unternehmensspezifischen Abläufe von der ersten Mahnung bis zur Übergabe an den Anwalt flexibel abgebildet werden. Frei definierbar dabei die Anzahl der Mahnstufen, die Mahngebühren oder der Mahnzinsen. Die Vormerkung der Mahngebühren erfolgt im Vertragskonto des Mieters.

Mietanpassungen

Mit diesem Modul werden Mietanpassungen nach BGB vorbereitet, simuliert und im Echtlauf durchgeführt. Das Zustimmungsverfahren sowie die Erinnerungsschreiben sind voll integriert und sind nach dem endgültigen Lauf automatisch in der Mieterakte hinterlegt.

Auftragsmanagement

Das Modul „Auftragsmanagement“ deckt die Bereiche Instandhaltung, Instandsetzung sowie Modernisierung und Neubauvorhaben ab. Eine Budgetplanung und -überwachung mit frei definierbaren Hierarchien ist enthalten, außerdem die Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen zur Bauabzugssteuer.

Darlehensverwaltung

Im Modul „Darlehensverwaltung“ werden passive Darlehen unternehmensbezogen oder für einzelne Vorhaben bzw. Wirtschaftseinheiten abgebildet und deren Konditionen überwacht. Eine Tilgungsplanübersicht, die Geldbedarfsliste und der generierte Verbindlichkeitenspiegel stehen zu Verfügung.

Anlagenbuchhaltung

Mit dem Modul „Anlagenbuchhaltung“ werden die Abschreibungen für Ihre Mobilien und Immobilien übersichtlich durchgeführt und gebucht – monatsgenaue Berechnung der Abschreibungen und Vorschau auf den Abschreibungsverlauf. Es stehen Ihnen alle gängigen Abschreibungsmethoden zur Verfügung.

Datenschutz

Das Modul „Datenschutz“ gibt Ihnen die Möglichkeit, die Einstellungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in WOWIPORT zu definieren. Dazu gehören u.a. die relevanten Datenschutz-Einstellungen, die Möglichkeit des Auskunftsrechts, das Vorgehen der Datenlöschung sowie die notwendige Berechtigungsvergaben vorzunehmen. Des Weiteren steht Ihnen ein sogenanntes Widget „Löschbare Daten (EU-DSGVO)“ zur Verfügung.

Zusatzmodule

Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung beinhaltet alle Funktionen, die eine Wohnungsbaugenossenschaft für die Verwaltung ihrer Mitglieder benötigt. In dem Modul werden die Anteile von Genossenschaftsmitgliedern verwaltet und damit zusammenhängende Geschäftsprozesse wie Beitritt, Kündigung, Ratenzahlungen und Anteilsübertragungen unterstützt. Auch der Jahresabschlusslauf, der den Bestandsnachweis beinhaltet, steht Ihnen hier zur Verfügung.

WEG-Verwaltung

Das Modul „WEG-Verwaltung“ enthält sämtliche Funktionen zur Verwaltung von Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum, z.B. Verrechnung des Mieteingangs mit der Hausgeldzahlung des Wohnungseigentümers oder workflowbezogene Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Eigentümerversammlung, inkl. Protokollversand.

Fremdverwaltung und Sondereigentumsverwaltung

Im Modul „Fremdverwaltung“ werden die Verträge für die Bestände von Fremdeigentümern abgebildet. Den Verwalterverträgen können unterschiedlichsten Abrechnungsmodalitäten hinterlegt werden, worüber der Eigentümer seine Einnahmen-/Überschussabrechnung erhält. Abbildung der SEV-Verwaltung mit z.B. Übernahme der Hausgeldabrechnung in die Umlagenabrechnung des Mieters.

Mobile App WOWIGO (Wohnungsabnahme/-übergabe und Verkehrssicherungspflicht)

Mit der webbasierten App zur Wohnungsabnahme und -übergabe werden Mieterdaten sowie Termine, Ausstattungselemente und Zählerstände dokumentiert und live vor Ort gepflegt, potenzielle Mängel aufgenommen und Anpassung der Ausstattungselemente vorgenommen. Mit unserer mobilen App zur Verkehrssicherung können Sie flexibel Checklisten erstellen und die Verkehrssicherung durchführen sowie die erforderlichen Protokolle erstellen und eventuelle Folgeaktivitäten bestimmen.

Immobilienvermietungsportal

Unser Immobilienvermietungsportal unterstützt Sie bei allen Schritten der Neuvermietung einer leerstehenden Nutzungseinheit bis zum Abschluss des Mietvertrages mit automatischer Übergabe in den in WOWIPORT gepflegten Bestand. Es erfolgt ein automatisierter Abgleich des freien Bestandes mit Interessentenwünschen. Die Erstellung von (Web-) Exposés, Serienbriefen und Serien-E-Mails sowie virtuellen 360°- Rundgängen mit Trackingfunktion sind möglich.

Dokumentenmanagement, inkl. Rechnungseingangsworkflow

Das in WOWIPORT integrierte Dokumentenmanagement dient der Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Informationen und Dokumenten jeglicher Art. Es sichert die langfristige Verfügbarkeit und sorgt mit seiner Struktur der digitalen Akte für eine klare, schnelle Übersicht.

Konzernmanagement

Mit dem Konzernmanagement können Konzernstrukturen bilanziell abgebildet und die Daten über mehrere Hierarchien konsolidiert werden. Daten der Finanzbuchhaltung und/oder der Kostenrechnung können konsolidiert werden.

Unternehmensplanung, Investitionsrechnung und Finanzmanagement mit WOWICONTROL

Mit den Zusatzmodulen Unternehmensplanung, Investitionsrechnung und Finanzmanagement erhalten Sie erweiterte Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten, inkl. Grundbuchverwaltung und Beleihungsmanagement. Dieses innerbetriebliche Controlling lässt sich vollumfänglich in WOWIPORT integrieren.

Kautionsverwaltung mit WOWIACCOUNT

Kautionen werden mit dem Zusatzmodul WOWIACCOUNT verwaltet. Das Modul ist voll integriert in WOWIPORT und wird von FIO-Vertragsbanken (FIO ist eines unserer Schwester-Unternehmen aus dem Hypoport-Netzwerk) eingesetzt. Die Vertragsbanken übernehmen für Sie die Kapitalisierung, Saldierung, den Druck der Kontoauszüge sowie weitere Tätigkeiten der Kautionsverwaltung.

Handwerkerportal/-kopplung

Eine Handwerkerkopplung bietet Auftraggebern und Auftragnehmern die Möglichkeit, die Beauftragung von Instandhaltungen und Baudienstleistungen elektronisch abzuwickeln. Die Auftragserteilung erfolgt direkt an die Handwerker, diese werden individuell angebunden.

Offenes Schnittstellenkonzept

Die offene Schnittstellentechnologie per RESTful API (application programming interface) ermöglicht sowohl die Anbindung von Anwendungen aus unserem integrierten Partnernetzwerk als auch von weiteren Drittsystemen, die Sie bereits verwenden. Die stetig wachsende Anzahl von Endpunkten in unserer RESTful API wird dabei mit Swagger dokumentiert.

Strategische Partnernetzwerke

Das bestehende strategische Partnernetzwerk ist auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet und wird laufend ergänzt und erweitert. Unsere bisherigen Partner sind beispielsweise Diamant, d.velop, casavi, BTS, Immo Office und Asset Controller.

Moderne Technologie

Für WOWIPORT nutzen wir modernste, zertifizierte Technologie aus Deutschland, in Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland gehostet, jederzeit verfügbar. Zusatzmodule und Partnerlösungen können ggf. an anderer Stelle gehostet sein.

Service

Wir lassen unsere Kunden nicht allein: Selbstverständlich begleiten wir Sie vom Vertriebsprozess über die Projektbetreuung bis hin zu unserem Support. Begleitend dazu haben wir unsere Bestandskundenbetreuung Customer-Consulting etabliert.

Leichter Umstieg

Automatisierte Prozesse  und unser erfahrenes, professionelles Team erleichtern Ihnen die Umstellung auf WOWIPORT erheblich.

Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit

Bei der Realisierung unserer Projekte überzeugen wir durch Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit.

Hohe Kundenzufriedenheit

Kurze Reaktionszeiten und transparente Service-Level sorgen für eine hohe Kundenzufriedenheit.

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