KOSTENEFFIZIENT UND ERWEITERBAR
Alle Module & Funktionen im Überblick
Dank unseres modular aufgebauten ERP-Systems können Sie zwischen den Grundfunktionen zur Verwaltung Ihres Wohnungsbestandes oder einer 360-Grad-Lösung für Ihr Unternehmen wählen. So können Sie Kosten flexibel steuern und auf Wunsch mit bereits implementierter Software wie einem CRM-System weiterarbeiten.
Die Basismodule des Systems – Umfangreiche Kernfunktionen für effizientes Arbeiten
WOWIPORT ist das ganzheitlich entwickelte ERP-System, dessen Leistungsmerkmale und Prozesse auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet sind. Mit den Basismodulen erhalten Sie alle Funktionen, die Sie für die professionelle Bewirtschaftung und Verwaltung Ihrer Immobilien benötigen.
Bestandsverwaltung
In der Bestandsverwaltung werden die kaufmännischen und technischen Daten zu den Wirtschaftseinheiten, Gebäuden, Grundstücken und Nutzungseinheiten erfasst. Spezifische Ausstattungsmerkmale werden eingebunden und über Massenänderungen objektbezogen oder über den gesamten Bestand eingepflegt.
Auch Ihre bisher etablierten Nummernsysteme finden bei der Datenübernahme Berücksichtigung. Darüber hinaus lässt sich mit dem Modul Ihre Unternehmens- und Abteilungsstruktur abbilden und verwalten. Mit Hilfe der Abteilungsstruktur werden z. B. bei systemgesteuerten Workflows die zuständigen Sachbearbeiter automatisch als solche erkannt.
Personenverwaltung
In der Personenverwaltung werden Informationen zu natürlichen und juristischen Personen zentral verwaltet. Sie können den Personen modulübergreifend „Rollen“ zuweisen, die über ein Berechtigungssystem gesteuert werden.
Durch die Pflege der personenbezogenen Daten auf zentraler Ebene sowie durch Doubletten-Prüfungen und die Funktion „Personen zusammenführen“ wird Datenredundanz vermieden.
Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
Mit der Finanzbuchhaltung wird der Buchungsfluss zwischen den Nebenbüchern und dem Hauptbuch verwaltet. Hier werden die Belege aus allen Modulen gesammelt. Buchungsrelevante Belege werden medienbruchfrei mit der Hauptbuchhaltung synchronisiert.
Optional kann eine Kostenstellen-, Kostenarten-, Kostenträgerrechnung integriert aufgebaut, die Anlagenbuchhaltung geführt sowie die Bilanz/GuV erstellt werden.
Vertragsverwaltung
In der Vertragsverwaltung finden Sie alle Informationen zum Miet- bzw. Eigentümervertrag, den Konditionen zur Miethöhe, der Zahlungsart sowie zu möglichen Kautionen.
Weiterhin werden hier die SEPA-Lastschriftmandate verwaltet sowie ergänzende Vertragsvereinbarungen gepflegt. Über entsprechende Absprungpunkte zum Mieter- bzw. Eigentümer-Konto wird nahtlos in die Mietenbuchhaltung verzweigt.
Mietanpassungen
In WOWIPORT können Sie Mietanpassungen nach BGB vorbereiten, simulieren und inkl. der gewünschten Konsequenzen für den Vertrag durchführen. Das Zustimmungsverfahren sowie die Erinnerungs-/Mahnschreiben sind voll integriert und nach Abschluss des Vorgangs automatisch in der Mieterakte
hinterlegt.
Die benötigten Mietspiegel bzw. Vergleichsobjekte können ebenfalls in diesem Modul gepflegt und zugeordnet werden. Die Einstellungen für Ihre Nutzungseinheiten können Sie einzeln oder als Massenänderung durchführen.
Mietenbuchhaltung
In der Mietenbuchhaltung werden alle Buchungen geführt, die ein Mietund Eigentümerkonto umfassen. Die Offene-Posten-Verwaltung gibt Auskunft über vergangene, aktuelle und zukünftige Salden. Wählen Sie zwischen dem Schema der „Soll-Zahlung“ und der „Ist-Zahlung“. Die monatliche Sollstellung der NV-Positionen sowie die Lastschrift können über terminierbare Jobs automatisiert durchgeführt werden.
Zusätzlich stehen Ihnen Funktionen wie Mietminderung, Mieterbelastung, Lastschrift, Auszahlung, Vereinnahmung, Aus- und Umbuchung zur Verfügung. Diese Geschäftsvorfälle werden automatisiert auf den Vertragskonten gebucht.
Mahn- und Klagewesen
Im Mahn- und Klagewesen lassen sich Ihre unternehmensspezifischen Abläufe von der ersten Mahnung bis zur Übergabe an den Anwalt flexibel abbilden. Die Anzahl von Mahnstufen, Mahngebühren oder Mahnzinsen, die innerhalb eines Mahnlaufes verarbeitet werden, ist frei definierbar.
Die ermittelten Mahngebühren werden im Vertragskonto des Mieters vorgemerkt und können über einen separaten Lauf gebucht oder gelöscht werden.
Betriebs- und Heizkostenabrechnung
Das Modul unterstützt Sie bei der Erstellung der
Betriebs- und Heizkostenabrechnung. Hierzu
werden Abrechnungskreise inkl. Kostenarten
gebildet.
Die Aufwände der Kostenarten können über Buchungen oder kalkulatorisch erfasst und anschließend über individuelle Verteilerschlüssel umgelegt werden.
Zusätzlich können Vorverteilungen mit Hilfe von Kostenverbünden sowie verbrauchsabhängige Kostenverteilungen vorgenommen werden.
Die Abrechnung kann auf Basis der Soll- oder Ist-Vorauszahlungen erfolgen. Eine automatische Vorauszahlungsanpassung kann sowohl innerhalb der Abrechnung als auch davon losgelöst vorgenommen werden.
Optional kann ein Buchungsautomatismus für die Bestandsveränderungen aktiviert werden. Der Datenaustausch mit den Messdienstleistern wird gemäß BVED-Standard unterstützt.
Aufgaben
Das Modul Aufgaben unterstützt Sie bei der Verwaltung und Erledigung Ihrer täglichen allgemeinen und datensatzspezifischen Aufgaben in WOWIPORT. Die tiefe Integration der Aufgaben in die WOWIPORT-Module sowie die Verknüpfung mit dem Nachrichtencenter erleichtern Ihnen die Arbeit.
Das Aufgabenmodul ist auch als Aufgaben PRO mit erweitertem Funktionsumfang erhältlich.
Dokumentencenter
Mit dem Dokumentencenter steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, mit welchem Sie direkt aus WOWIPORT heraus Standardschreiben als Einzel- oder Serienbrief erstellen und archivieren können.
Eingescannte Eingangspost oder Schriftstücke, Pläne und Fotos lassen sich ebenso einfach archivieren. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, z. B. die Mieterakte vollständig im Dokumentencenter zu führen, der Zugriff erfolgt durch das Aufrufen des jeweiligen Mietvertrags in WOWIPORT.
Auftragsmanagement und Budgetierung
Das Auftragsmanagement erlaubt Ihnen die Abwicklung der Reparaturmeldung in Form von Instandhaltungen sowie eine ganzheitliche Betrachtung baulicher Maßnahmen – von der kleinen Instandsetzung in einer Mietwohnung bis zum großen Bauprojekt (Sanierungen und Neubau) mit einer Vielzahl involvierter Gewerke sowie DIN-276-Kostengruppen und in den Grenzen eines gesetzten Budgets.
Mit Hilfe der Budgetierung lassen sich Budgets objektiv planen, steuern und kontrollieren. Budgets können zeitbezogen oder als Projektbudgets geführt werden.
Sie können bis zu drei Budget-Ebenen (Hierarchien) definieren, wie zum Beispiel Bauprojekt, Wirtschaftseinheit und Kostengruppen. Zur Budgetübersicht gehören Plan- und Vergabewerte, Auftrags-und Rechnungswerte, Ist-Zahlen (Buchungen) und die Kontrolle des Restbudgets. So wird bei der Auftragsvergabe sowie bei der Rechnungserfassung und Buchung geprüft, ob das Budget überschritten ist.
Auswertungen
Darüber hinaus können Sie sich auch individuelle Auswertungen zusammenstellen.
Datenschutz
Neben dem Auskunftsrecht für natürliche Personen bietet Ihnen WOWIPORT die Möglichkeit, Löschfristen individuell zu pflegen. Sie können die Einzel- oder Massenlöschung von Daten vornehmen sowie Löschprotokolle ausgeben.
Neben dem Auskunftsrecht für natürliche Personen bietet Ihnen WOWIPORT die Möglichkeit, Löschfristen individuell zu pflegen. Sie können die Einzel- oder Massenlöschung von Daten vornehmen sowie Löschprotokolle ausgeben.
Telefonanbindung
Sie können noch während des Gesprächs alle mit der Telefonnummer verknüpften Datensätze sehen und bearbeiten.
Nachrichtencenter
Mit dem Nachrichtencenter im Modul Kommunikation können Sie Ihre komplette Bestandskommunikation aus unterschiedlichsten Kanälen in WOWIPORT zusammenführen: vom Kontaktformular Ihrer Webseite über Mieter- und Verkehrssicherungsportal bis zur Wohnungsübergabe-App oder externen Vermietungslösung.
Ihre Zusatzanwendungen lassen sich über unsere offene Schnittstelle OPENWOWI an WOWIPORT anbinden. Anschließend können Sie Ihre eingehenden Nachrichten direkt im Modul Kommunikation abrufen.
Produkt-Broschüre
Mitgliederverwaltung
In der Mitgliederverwaltung werden die Satzungsdaten Ihrer Genossenschaft, die Mitgliedschaften und deren Genossenschaftsanteile verwaltet. WOWIPORT unterstützt alle üblichen Geschäftsprozesse wie Beitritt, Anteilsveränderungen, Übertragungen oder Mitgliedschaftsbeendigungen automatisiert und bietet das Genehmigungsverfahren der Vorgänge als Sammellauf an.
Die Buchungs- und Zahlungsumsätze lassen sich übersichtlich mit Hilfe von Offenen Posten verwalten, wodurch auch Ratenzahlungen einfach abgebildet werden.
WEG-Verwaltung
Die WEG-Verwaltung enthält sämtliche Funktionen zur Verwaltung von Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum. Hierzu zählen u. a. eine Workflow-basierte Durchführung der Eigentümerversammlung (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung
inkl. Protokollversand) sowie die Erstellung der Hausgeldabrechnung und der Wirtschaftspläne.
Darüber hinaus ist selbstverständlich auch die Pflege von Erhaltungsrücklagen, die Erfassung und Buchung von Sonderumlagen sowie die Pflege von Verwaltergebühren möglich.
Fremdverwaltung
In der Fremdverwaltung werden die Verträge für die Bestände von Fremdeigentümern abgebildet. Dabei werden sowohl Verträge für ganze Wirtschaftseinheiten (Fremdverwaltung) als auch für einzelne Nutzungseinheiten (SE-Verwaltung), die auch im Zusammenhang mit der WEG-Verwaltung stehen, unterstützt. Die Verwaltungsverträge können sehr individuell über flexible Vertragsvereinbarungen eingerichtet werden, anhand derer dann über den
Abrechnungslauf die Einnahmen-/Überschussrechnung (EÜR) für den Eigentümer aufgebaut und erstellt wird. Dabei kann der Abrechnungszeitraum frei definiert werden. Die Verwaltungsgebühren können sowohl innerhalb der Abrechnung als auch vorschüssig über einen separaten Job reguliert werden
Dokumentenmanagement
inkl. Post- und Rechnungseingangsworkflow
Das in WOWIPORT eingebundene Dokumentenmanagement-System (DMS) dient der Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Informationen und Dokumenten jeglicher Art. Es sichert die langfristige Verfügbarkeit und sorgt mit seiner Struktur einer digitalen Akte für eine klare, schnelle Übersicht.
Über eine automatisierte Auslesung von Rechnungsdaten sowie die Integration in WOWIPORT und Übertragung der ermittelten Daten an den Rechnungseingangs-Workflow bietet das Dokumentenmanagement eine komfortable Verarbeitungsmöglichkeit von Rechnungen. Sämtliche Dokumente sind ab ihrem Eingang via E-Mail-Versand, Scan oder per Drag-and-Drop mit einem Mausklick verfügbar, werden rechtskonform elektronisch im digitalen Archiv gespeichert und können in WOWIPORT wie gewohnt weiter bearbeitet werden.
Konzernmanagement
Mit der Konzernbuchhaltung können Sie die Daten Ihrer rechtlich und/oder organisatorisch selbstständigen Einheiten isoliert oder zusammengefasst auswerten. Dabei lassen sich Veränderungen in der Organisation flexibel anpassen.
Die zentral angestoßene Konsolidierung für Daten der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung bietet Ihnen eine deutliche Zeitersparnis, da Sie die Daten nicht manuell aus den einzelnen Unternehmen zusammentragen müssen.
Kautionsverwaltung
Mietkautionen müssen laut BGB § 551 Absatz 3 getrennt vom Vermögen des Vermieters auf einem Treuhandkonto hinterlegt werden. Hier unterstützt Sie WOWIPORT mit einer integrierten Lösung bei der rechtssicheren Verwaltung.
Als Verwalter können Sie sowohl Mietkautionen als auch Rücklagen (z. B. für Instandhaltungen) über die Kautionsverwaltung abbilden. Für jedes (Kautions-) Konto wird eine Zinsberechnung und -kapitalisierung durchgeführt. Zum Jahresende werden automatisiert für alle aktuellen und unterjährig abgerechneten Konten Steuerbescheide erzeugt.
Management-Informations-System
WOWICONTROL
Eine Lösung mit zwei Stärken: WOWICONTROL ist ein perfektes Zusammenspiel aus einer modernen finanzwirtschaftlichen Softwarelösung einerseits sowie persönlicher Beratung und Begleitung durch unser erfahrenes, umsetzungsstarkes Team von Beratern andererseits.
WOWICONTROL ist die betriebswirtschaftliche Komplettlösung für Analyse, Planung, Steuerung und Controlling in der Wohnungswirtschaft.
Die Anwendung lässt sich vollständig in WOWIPORT integrieren und bietet Ihnen vier Module für ein umfangreiches Reporting: Unternehmensplanung, Investitionsrechnung, Finanzierungsmanagement
sowie Beleihungs- und Objektmanagement.
Mit WOWICONTROL gehen Sie Schritt für Schritt in die digitale Zukunft der Wohnungswirtschaft und modernisieren Ihre Unternehmenssteuerung.
Immobilienvermietungsportal
WOWIRENT
Das in WOWIPORT integrierte Immobilienvermietungsportal WOWIRENT unterstützt Sie bei allen Schritten der Neuvermietung einer leerstehenden Nutzungseinheit bis zum Abschluss des Mietvertrages mit automatischer Übergabe der Personendaten in den Personenstamm von WOWIPORT.
Es erfolgt ein automatisierter Abgleich des freien Bestandes mit Interessentenwünschen. Die Erstellung von (Web-)Exposés, Serienbriefen und Serien-E-Mails sowie virtuelle 360-Grad-Rundgänge mit Trackingfunktion sind zusätzlich möglich.
Mobile App für Abnahme/Übergabe
WOWIGO
Mit der App WOWIGO lassen sich Wohnungsabnahmen und -übergaben einfach, schnell und widerspruchsfrei auf einem mobilen Endgerät dokumentieren. Die App kann sowohl im Apple App Store als auch im Google Play Store heruntergeladen werden.
Neben einer Übersicht für die mobile Terminplanung stehen Ihnen auch die in WOWIPORT zuvor gepflegten Ausstattungselemente, Mieter- und Zählerdaten der zu besichtigenden Wohnung zur Verfügung. Im Termin selbst lassen sich diese vorhandenen Angaben erweitern, korrigieren und um Zustandsbeschreibungen ergänzen. Auch Fotodokumentationen sind problemlos möglich.
Aus den erfassten Informationen können Sie noch vor Ort ein Protokoll erzeugen, dieses ist nach Unterschrift der Beteiligten für die weitere Bearbeitung gesperrt. Alle Daten, Fotos und das Protokoll werden anschließend automatisch an WOWIPORT übertragen und lassen sich hier freigeben und übernehmen.
Aufgaben PRO
Das Modul Aufgaben unterstützt Sie bei der Verwaltung und Erledigung Ihrer täglichen allgemeinen und datensatzspezifischen Aufgaben in WOWIPORT.
Aufgaben PRO erweitert das Basismodul Aufgaben zu einem professionellen Tool für Ihr Aufgabenmanagement.
Handwerker-Portallösung
WOWICRAFT
WOWICRAFT vereinfacht den gesamten Prozess der Beauftragung und Rechnungsstellung von Handwerkerleistungen für Handwerksunternehmen.
Als Wohnungsunternehmen können Sie alle relevanten Tätigkeiten im Modul Auftragswesen von WOWIPORT abwickeln, das nahtlos mit WOWICRAFT vernetzt ist. Aufträge werden automatisch übermittelt, und der Handwerker kann diese in WOWICRAFT einsehen und annehmen.
Einheitspreise werden in WOWIPORT festgelegt, während Rechnungen und deren Informationen über Schnittstellen zwischen den Systemen synchronisiert werden. Änderungen des Auftragsstatus werden ebenfalls zwischen den Plattformen übertragen.
Die Zusatzmodule – Mehr Möglichkeiten. Volle Flexibilität.
Erweitern Sie das umfangreiche Basissystem durch Zusatzmodule und passen Sie WOWIPORT auf diese Weise individuell an Ihre Unternehmenserfordernisse an. Alle Zusatzmodule sind medienbruchfrei modular in das Basissystem integrierbar und lassen sich kurzfristig für Sie aktivieren.
Während die Basismodule alle notwendigen Funktionen für die professionelle Bewirtschaftung und Verwaltung Ihrer Immobilien bieten, ermöglichen die Zusatzmodule eine noch spezifischere Anpassung an Ihre Geschäftsprozesse. So können Sie
beispielsweise spezielle Anforderungen in den Bereichen Buchhaltung, Berichtswesen oder Kundenmanagement erfüllen. Auf diese Weise können Sie flexibel auf neue Anforderungen reagieren und die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe steigern.
Die Kombination aus Basis- und Zusatzmodulen macht WOWIPORT zu einem leistungsstarken und anpassungsfähigen ERP-System, das mit Ihrem Unternehmen wächst und sich kontinuierlich weiterentwickelt.
WOWIPORT
